Strategisk planlægning i en mindre virksomhed handler ikke om at skrive et dokument. Det handler om at få tre ting på plads: et fælles billede af situationen, et valg med et fravalg i, og en aftale om hvem der gør hvad. Alt tre kan gøres på en uge.
De fleste ejerledere har prøvet det. Et seminar, et dokument på tredive sider, og et halvt år senere er der ingen der kan huske hvad der stod.
Det er ikke fordi strategi ikke virker. Det er fordi processen var bygget til en større virksomhed end jeres.
Her er den version der passer til en virksomhed hvor ledelsen er tre til ti personer og alle også har et driftsansvar.
Hvad strategisk planlægning egentlig skal producere
Tre ting, og hvis en af dem mangler, holder resten ikke.
Et fælles billede. Alle i ledelsen ser den samme situation. Det lyder banalt, og det er det ikke. Bed fem ledere om at beskrive jeres kundesegment hver for sig, så finder I typisk tre forskellige svar.
Et valg med et fravalg. En retning uden noget I holder op med er ikke en strategi. Det er en ønskeseddel, og den koster ingenting at være enig i, hvilket er derfor alle er det.
En aftale om hvem der gør hvad. Med en frist og et kriterium for hvornår det er lykkedes.
Alt andet i en strategiproces er hjælpemidler til de tre.
De tre faser
Arbejdet falder naturligt i tre dele, og de kræver hver deres form.
Overblik. Se landskabet, før nogen beslutter noget. Markedet, konkurrenterne, jeres egne evner, hvad kunderne siger. Ikke for at blive perfekt informeret, men for at få øje på det der betyder noget.
Udvikling. Formulér to eller tre mulige retninger ud fra det billede. For hver: hvad skal vi blive bedre til, hvad skal vi holde op med, hvad koster det, og hvad er den værste udgang?
Eksekvering. Gør det konkret. Hvem, hvornår, og hvordan ved vi at det virkede?
Fælden er at springe den første fase over, fordi den ikke føles handlekraftig. Det er også den eneste af de tre der ikke kan indhentes bagefter. Hvad det konkret koster, med et eksempel, står i strategikæden.
De seks lag der afgør om planen holder
Her ligger den egentlige forskel mellem en plan der virker og en der ligger i en skuffe.
En strategi hviler på seks lag: forretningsmodellen, konteksten omkring jer, kulturen, ledelsesrummet, de vinkler I ser situationen fra, og motivationen bag det hele.
De fleste arbejder grundigt på de to første og slet ikke på de fire sidste. Og det er de fire sidste der afgør om noget sker, fordi de handler om mennesker frem for om markeder.
Diagnosen tager tyve minutter: giv hvert lag en karakter fra 1 til 10, hver for sig, og sammenlign bagefter. Det svageste lag er hvor arbejdet skal begynde, uanset hvor fristende det er at arbejde videre på det I er bedst til. Lagene og øvelsen er beskrevet i strategihuset.
Din første uge
Det her kan gennemføres uden at købe noget og uden at hive nogen ud af driften i mere end en dag.
Mandag, en time. Bed hver leder om at skrive tre ting ned hver for sig: hvem er vores vigtigste kundesegment, hvad tjener vi mest på, og hvad er den største trussel de næste to år. Saml svarene uden at diskutere dem endnu.
Tirsdag, en time. Læs svarene højt. Uenigheden er det egentlige udbytte af ugen, og den skal frem inden nogen foreslår en løsning.
Onsdag, to timer. Find de tal I mangler for at afgøre uenigheden. Dækningsbidrag per segment, kundekoncentration, hvor omsætningen faktisk kom fra sidste år. Ikke alle tal. De to eller tre der afgør sagen.
Torsdag, tre timer. Formulér to mulige retninger. For hver skal der stå hvad I holder op med. Kan ingen skrive et fravalg, er retningen ikke reel.
Fredag, to timer. Vælg én. Skriv fem linjer om hvorfor, og hvad der skulle være anderledes for at I ville have valgt den anden. Fordel tre til fem opgaver med navn, frist og kriterium.
Fem linjer om hvorfor er det punkt der oftest springes over, og det er dét der gør beslutningen mulig at lære af et år senere. Hvorfor det er hele forskellen mellem fornemmelse og grundlag, står i strategisk intelligens som arbejdsmetode.
Hvor tit skal det gøres
Ikke årligt af vane. Der er fire konkrete anledninger:
- En væsentlig omkostning eller pris har flyttet sig markant.
- En konkurrent har gjort noget I ikke havde regnet med.
- I kan ikke vokse uden at ansætte i samme takt.
- Jeres ledere beskriver forretningen forskelligt.
Det sidste er det mest almindelige og det billigste at teste. Det tager en time.
Det der får arbejdet til at holde
Den hyppigste grund til at strategiarbejde ikke virker i en mindre virksomhed er ikke dårlige beslutninger. Det er at grundlaget forsvinder.
Året efter kan ingen huske hvorfor I valgte som I gjorde, hvilke alternativer der lå på bordet, eller hvad I gik ud fra. Så starter I forfra, og analyserer noget I allerede havde svaret på.
Løsningen er ikke et større dokument. Det er at konklusionerne skrives som konklusioner, med den usikkerhed de havde, så de kan efterprøves senere. Hvordan viden fra ét år kan bygge videre til det næste, står i knowledge graph.
Hvad du gør nu
Send den mandagsopgave ud i dag. Tre spørgsmål, hver for sig, en time.
Er svarene enslydende, er I længere end de fleste og kan gå direkte til onsdag. Er de forskellige, har I fundet ugens vigtigste arbejde allerede på dag et.